Kunnan hallinnon järjestämisen perusteista päätetään valtuuston hyväksymällä hallintosäännöllä, jossa määrätään luottamushenkilö- ja henkilöstöorganisaation perusrakenteesta sekä eri toimielinten ja viranhaltijoiden tehtävistä ja toimivallan jaosta. Tätä johtosääntöä täydentävät erilaiset ohjeet.

Hallintosääntö 1.3.2022 lukien

Sastamalan kaupungin asiakirjoista perittävät maksut

Kaupunginhallitus 25.6.2018 pykälä 143
Voimaantulo 1.7.2018

Sastamalan kaupungin asiakirjoista, joiden hinnoista ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään maksuja seuraavien perusteiden mukaan.

Maksuttomat asiakirjat ja tiedot 

Julkisuuslain 34 pykälän 1 momentin mukaan asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, kun:

  1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti;
  2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi;
  3. julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse;
  4. sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse;
  5. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- taitiedotusvelvoitteen piiriin.

Edellä kohdissa 1–4 tarkoitetuissa tapauksissa tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu peritään kuitenkin silloin, kun on pyydetty asiakirjaa, joka ei julkisuuslain 13 pykälän 1 momentissa tarkoitetulla tavalla ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen tämän lain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Kohdan 5 mukaisia maksuttomia asiakirjoja ovat esimerkiksi:

  • pöytäkirjanote, jolla päätös annetaan asianosaiselle tiedoksi
  • kuntalaissa säädetty luottamushenkilöiden oikeus saada tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimiessaan pitää tarpeellisina
  • asiakirja, joka lain mukaan annetaan viranomaiselle esim. kaupungin hallintoon kohdistuvan viranomaiselle säädetyn valvontatehtävän suorittamista varten.

Seuraavissa palvelussuhteeseen perustuvista asiakirjoista ei peritä maksua:

  • työ- tai palvelustodistuksesta (1 kpl)
  • palkkatodistuksesta
  • asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten.

Tietosuoja- ja henkilötietolainsäädännön perusteella jokaisella on oikeus tarkastaa maksutta kaupungin henkilörekisteriin talletetut tietonsa kerran vuodessa. Useammin tapahtuviin tarkastuspyyntöihin sovelletaan jäljempänä määriteltyjä tiedonhausta perittäviä maksuja.

Asiakirjamaksuja ei peritä kaupungin omilta toimintayksiköiltä silloin, kun nämä tarvitsevat tietoja tehtäviensä suorittamiseksi.

Maksullisten asiakirjojen lunastusmaksut (viranomaistoiminta)

A
Oikeaksi todistetut asiakirjat ja todistukset
Pöytäkirjanote tai vastaava oikeaksi todistettu jäljennös 4 euroa / 1. sivu
seuraavat sivut 2 euroa / sivu
Pyynnöstä annettu todistus,
esimerkiksi koulutodistusjärjennös, ylimääräinen työtodistus, muu vastaava todistus tai lausunto
7 euroa
B
Kopiomäärän perusteella maksulliset asiakirjat
(= oikeaksi todistamaton kopio tai tuloste)
Muista maksullisista asiakirjoista peritään maksu kopiohinnaston mukaisesti
A4 A3
Mustavalkoinen kopio tai tuloste 2 euroa / sivu 3 euroa / sivu
Värillinen kopio tai tuloste 3 euroa / sivu 4 euroa / sivu
 

Asiakirjojen toimittaminen, postituskulut ja lähetysmaksu 

Asiakirja voidaan noutaa, vaihtoehtoisesti lähettää asiakkaalle sähköisesti tai toimittaa postitse.

Asiakirjoja postitse lähetettäessä peritään jokaiselta lähetykseltä varsinaisen maksun  lisäksi todelliset postituskulut ja lähetysmaksuna 5 euroa.

Postituskuluja ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä maksua.

Asiakirjan toimitusajasta on säädetty julkisuuslain 14 pykälässä. Asiakirjat toimitetaan  pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Poikkeuksellisen laajat ja vaikeasti löydettävät asiakirjapyynnöt käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Mikäli asiakkaalla on perustellusta syystä tarve kiireellisempään aikatauluun (esimerkiksi hakuajat), tulee hänen ilmoittaa toivomus pyyntöä tehdessään.

Tiedonhausta perittävät maksut 

Tiedonhakumaksua peritään erityistoimenpiteitä vaativissa tietopyynnöissä, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen tavanomaisilla keinoilla. Mikäli pyydetty asiakirja-aineisto on laaja, pyydettyjen asiakirjojen määrästä riippumatta, tai siinä on paljon asiakirjan eri osissa salassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon voi vaatia tavanomaista enemmän työtä.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamista asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti:

normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h) 30 euroa
vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 h) 80 euroa
hyvin vaativa tiedonhaku (työaika >5 h) 150 euroa

Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtaisena maksuna 1 euro mustavalkoisesta sivusta ja 2 euroa värillisestä sivusta.

Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia. Mikäli  tiedonhakua pyydetään kiireellisenä (kahden työpäivän sisällä), porrastettu perus- maksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi.

Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tietoa lähetetään sähköpostin välityksellä.

Mikäli aineistoa käytetään tieteelliseen tutkimukseen, peritään maksu 50 prosentilla alennettuna, ellei maksua perustellusta syystä jätetä kokonaan perimättä (esimerkiksi kaupungin toimintaan ja kehittämiseen liittyvä tutkimus). Alennuksen myöntämisen tai perimättä jättämisen edellytyksenä on oppilaitoksen hyväksymä tutkimussuunnitelma.

Merkinnät asiakirjaan 

Salassa pidettävään asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle ja joka on pidettävä salassa toisen tai yleisen edun vuoksi, on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja muihin salassapito perustuu.

Asiakirjojen kopiointimaksut 

A4 mustavalkoiset 2 euroa / sivu
A3 mustavalkoiset 3 euroa / sivu
A4 värilliset 3 euroa / sivu
A3 värilliset 4 euroa / sivu


Arvonlisävero ja laskutus 

Lunastusmaksuista ja niihin liittyvistä lähetysmaksuista ei peritä arvonlisäveroa. Arvonlisäveroa ei peritä myöskään tiedonhausta perittävistä maksuista.

Postituskulut sisältävät arvonlisäveron.

Lähetysmaksut sisältävät arvonlisäveron, mikäli ne liittyvät verollisiin maksuihin (esimerkiksi kopiointimaksut, jotka eivät liity viranomaistoimintaan).

Kopiointimaksut sisältävät arvonlisäveron.

Alle 5 euron suuruiset lunastusmaksut jätetään laskuttamatta Sastamalan kaupungin laskutus- ja perintäohjeen mukaan.

Sastamalan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Kaupunginvaltuusto 18.6.2018 § 39

Lainsäädäntöperusta ja soveltamisala

Kuntalain (410/2015) 14.2 pykälän 7 kohdan mukaan valtuusto päättää kunnan (jäljempänä kaupungin) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Varsinainen järjestämisvastuu on 39 §:n mukaisesti kunnanhallituksella (jäljempänä kaupunginhallituksella).

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kaupungin ja koko kaupunkikonsernin hyvää hallintoa ja johtamista, ja ne koskevat kaikkia kaupunkikonsernin toimielimiä ja johtoa sekä kaikkea kaupunkikonsernin toimintaa, josta kaupunki vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden myötä.

Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on lisäksi voimassa, mitä kaupungin hallintosäännössä sekä muissa ohjeissa ja määräyksissä on sanottu. Kuntalain 90 pykälän mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Tällä tarkoitetaan muun muassa tehtäviä ja toimivaltaa koskevia määräyksiä sekä raportointimenettelyä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoite ja tarkoitus; käsitteet

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaupungille ja kaupunkikon-sernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista.

Sisäinen valvonta on osa kaupungin johtamisjärjestelmää sekä kaupungin johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa, toiminnan kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia.

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta- ja menettelytapoja, joilla tilivelvolliset ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että

  • kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista,
  • päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa,
  • lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että
  • omaisuus ja resurssit turvataan.

Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin. Vaikutus on poikkeama odotetusta, niin myönteisessä kuin kielteisessä mielessä.

Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa ja sen tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä. Riskienhallinnan merkitys on jatkuvasti kasvanut. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla

  • tunnistetaan ja kuvataan kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaan liittyviä riskejä,
  • arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä
  • määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi.

Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa tarjoamalla objektiivisen, riippumattoman ja järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintaprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Täydentäviä määräyksiä annetaan lisäksi valtuuston hyväksymässä konserniohjeessa sekä kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut

Valtuusto päättää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kaupunkikonsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta.

Kaupunginhallituksella on vastuu sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta (hallintosääntö 84 pykälä).

Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti (hallintosääntö 85 pykälä).

Johtavien viranhaltijoiden ja muiden tilivelvollisten tehtävänä on toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta vastuualueellaan ja raportoida niistä hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti (hallintosääntö 86 pykälä).

Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt raportoivat konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta konserniohjeen mukaisesti.

Kokonaisvaltainen riskien hallinta ja sisäinen valvonta osana kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on osa kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää, päätöksentekoa sekä strategista ja operatiivista toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa, poikkeamiin reagointia ja suoriutumisen arviointia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista ja sen tulee toteutua kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla. Riskienhallinnan tulee ulottua kaikkiin riskiluokkiin, sekä sisäisiin että ulkoisiin. Käytännössä sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytkeytyy vuosittaiseen talousarvio- ja tilinpäätösprosessiin.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on jatkuva osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Sisäinen valvonta toteutuu muun muassa selkeinä tehtävien, toimivallan ja vastuiden jakoina, valvonta- ja raportointivelvoitteina, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena, omaisuuden turvaamisena ja sopimusten hallintana.

Toimiva sisäinen valvonta myös ehkäisee ja paljastaa väärinkäytöksiä. Johdon velvollisuutena on toteuttaa sisäistä valvontaa väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi sekä puuttua havaittuihin väärinkäytöksiin. Väärinkäytöksenä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai kaupunkikonsernin ohjeita rikkovia taikka lainvastaisia tekoja.

Riskit ja riskienhallinta osana taloussuunnittelu- ja seurantaprosessia

Riskienhallinnassa on otettava huomioon kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan riskit kokonaisvaltaisesti.

Kaupunkikonsernin riskit jaotellaan neljään pääryhmään, jotka ovat

  • strategiset riskit,
  • taloudelliset riskit ja
  • toiminnalliset riskit sekä
  • vahinkoriskit.

Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Riskienhallintaa toteutetaan talousarvion ja merkittävien muiden päätösten valmistelun yhteydessä.

Kaupunginhallituksen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen tulee talousarvion laadinnan yhteydessä analysoida toimintaympäristön muutoksia, tunnistaa tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioida niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laatia tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Kaupunginhallitus kokoaa näiden perusteella koko kaupunkikonsernia koskevan riskianalyysin ja menettelytavat merkittävimpien riskien hallitsemiseksi.

Toimielimet ja konserniyhteisöt raportoivat merkittävistä riskeistään ja riskienhallinnan kehittämisestä osana toiminnan ja talouden seurantaa ja raportointia.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana osavuosikatsauksissa.

Kaupunginhallitus antaa toimintakertomuksessa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi sekä konsernivalvonnasta. Hallituksen selonteko perustuu sen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen laatimiin selontekoihin. Hallituksen alaisten toimielinten tulee käsitellä oman tehtäväalueen selonteko merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun aineistoon.

Mikäli tilikaudella havaitaan merkittäviä riskejä, tulee kaupunginhallituksen alaisten toimielinten ja viranhaltijoiden sekä konserniyhteisöjen raportoida niistä ja niiden hallintakeinoista välittömästi valvontavastuussa olevalle. Valvontavastuussa olevien tulee raportoinnin perusteella ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Raportoinnista on annettu tarkemmat määräykset kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa.

Tilivelvollisuus

Kuntalain 125 pykälän mukaan tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksessa muun muassa lausumat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esityksen vastuuvapauden myöntämisestä sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta.

Tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Vaikka henkilö ei olisikaan lain tarkoittama tilivelvollinen, hänen on luonnollisesti hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella. Tilivelvollisaseman puuttuminen ei vapauta esimiehiä toiminnan valvontavastuusta.

Tilivelvolliset on määritelty talousarviossa ja taloussuunnitelmassa vuosittain.

Voimaantulo

Nämä perusteet tulevat voimaan 1.7.2018 lukien.

Ohje vaikutusten ennakkoarvioinnista (EVA) päätöksenteon valmistelussa

Vaikutusten ennakkoarvioinnilla tarkoitetaan kunnallisessa päätöksenteossa päätösesitysten vaikutusten arviointia etukäteen. Päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä tulee ottaa huomioon, miten ne vaikuttavat suoraan tai välillisesti kuntalaisiin, yritystoimintaan ja työllisyyteen, kaupungin organisaatioon ja henkilöstöön, kunnan ja kuntalaisten talouteen sekä ympäristöön ja ilmastoon.

Vaikutusten ennakkoarviointi tehdään, jos päätös koskee

  • merkittävää määrää kuntalaisia ja/tai päätöksellä on merkittäviä vaikutuksia tietylle ihmisryhmälle (esimerkiksi ikäryhmä, sukupuoli, kulttuuritausta tai väestöryhmän sisällä jokin alaryhmä, johon vaikutukset erityisesti kohdistuvat; terveyden, toimintakyvyn, tulojen, varallisuuden, koulutuksen, ammattiaseman, työllisyyden perusteella) tai alueelle (asuinpaikka),
  • kaupungin henkilöstöä
  • kustannusvaikutuksiltaan merkittävää (pääsääntöisesti vähintään 100.000 euron) hankintaa tai investointia tai taloudellisesti pitkäkestoista vaikutusta
  • yritystoiminnan edellytyksiä
  • merkittäviä työllisyysvaikutuksia
  • kunnallista palvelua koskevaa linjausta tai suunnitelmaa; palveluverkon muutos, palvelujen järjestämisen muutos
  • strategiaa ja tavoitteita
  • tarpeen mukaan, kun vastataan lausuntoihin, esityksiin tai kirjeisiin.

Vaikutusten ennakkoarviointia ei tehdä päätöksissä, jotka koskevat yksilöä, oikaisuvaatimusta, viran tai toimen täyttämistä, tai ovat tiedoksi merkittäviä, taikka joissa vaikutusten arviointi ei muusta perustellusta syystä ole tarpeen. Perusteltu syy kirjataan päätösesityksen valmistelutekstiin.

Arviointi tehdään seuraavista näkökulmista:

  1. kuntalaiset,
  2. yritykset ja työllisyys,
  3. organisaatio ja henkilöstö,
  4. talous, sekä
  5. ympäristö ja ilmasto.

Näkökulmissa hyödynnetään jäljempänä olevassa taulukossa mainittuja arviointikriteerejä tai -tekijöitä tarpeellisilta osin.

Arvioinnissa käytetään apuna oheista taulukkoa. Arvioinnin yhteenveto ja johtopäätökset sisällytetään asian valmistelutekstiin, selosteosaan tai itse päätökseen. Mikäli arviointi sisältää huomattavan määrän eri näkökulmiin sisältyvien tekijöiden vaikutusten arviointia, se liitetään lisäksi erilliseksi liiteaineistoksi. Mikäli päätöksenteon valmistelussa on teetetty ulkopuolisen arvioitsijan tekemä laaja arviointi, se liitetään valmistelutekstin oheismateriaaliksi.

Asian esittelijä tai valmistelija päättää ennakkoarvioinnin tarpeellisuudesta ottaen huomioon edellä mainitut linjaukset. Päätöksen vaikutuksia tulee arvioida sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä päätöksestä riippuen.

Vaikutusten ennakkoarviointilomake

Sastamalan kaupungin varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan perusteet

Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 16.12.2019 pykälä 70
Voimaantulo 1.1.2020

1. Yleistä

Kuntalain (410/2015) 14 pykälän 6 kohdan mukaan kaupunginvaltuusto päättää varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan perusteista. Valtuusto päättää myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista sekä takaussitoumuksen tai muun vakuuden antamisesta toisen velasta.

Varainhankinnan, varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan ensisijaisen tehtävänä on tukea Sastamalan kaupungin toimintaa valtuuston asettamien strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteena on turvata Sastamalan kaupungin maksuvalmius kaikissa markkinatilanteissa.

Varainhankintaa, varallisuuden hoitoa ja sijoitustoimintaa koskevat vastuut ja päätösvalta on määritelty hallintosäännössä.

Omistajuuteen liittyvät periaatteet on määritelty omistajaohjauksen periaatteissa (kvalt 13.5.2019).

2. Varallisuuden hoidon ja varainhankinnan perusteet

Kaupungin rahoituslähteitä ovat verotulot, valtionosuudet, toimintatuotot sekä vieraan pääoman ehtoinen rahoitus (lainarahoitus). Tuloilla katetaan kaupungin käyttömenot, investoinnit ja lainanhoitokulut. Tavoitteena on, että lainarahoitusta käytetään vain kaupungin elinvoimaa ja taloutta tukevien investointien rahoittamiseen.

Kaupungin taloudenhoidon periaatteet on määritelty hallintosäännössä. Kaupungin ja liikelaitoksen investointien ja lainanoton enimmäismäärästä valtuusto päättää vuosittain talousarviossa.

Uutta lainaa nostettaessa noudatettavat periaatteet

Vaikka hankintalaki ei koske kaupungin varainhankintaa ja sijoitustoimintaa, kaupunki kilpailuttaa kaikki merkittävät rahoitustarpeensa markkinoilla. Talousarviolainoja koskevat tarjoukset pyydetään aina vähintään kolmelta rahoituslaitokselta. Lainat nostetaan ensisijaisesti tasalyhenteisinä 10 tai 20 vuoden lainoina.

Kaupungin lainasalkun rakenteen määrittelyssä oleellista on ennakoitavuus ja korkoriskin hallinta.

Ensisijaisesti korkoriskiltä suojaudutaan lainasalkun hallitulla rakenteella sekä uusien lainojen korkosidonnaisuuksia jakamalla tai olemassa olevien korkosidonnaisuuksia muuttamalla, lyhyt- ja pitkäaikaisten lainojen painotuksilla tai lainojen erääntymistä porrastamalla.

Lainasalkun vaihteluväli korkokannoittain (tarkastelujakso viisi vuotta): Vaihteluväli Ohjeellinen
  • lyhyet vaihtuvakorkoiset (euribor)
    • lyhennettävissä alle vuoden maksuajalla
20–50 % 35 %
  • markkinatilanteen mukaan määräytyvät laina
    • huomioidaan mahdollisuus korkosuojaukseen ja lainojen ennenaikaiseen takaisinmaksuun
20–50 % 30 %
  • pitkät kiinteäkorkoiset
20–50 % 35 %
Kokonaissuojausaste, vaihteluväli (tarkastelujakso viisi vuotta) 30–70 %

Lainasalkun viiden vuoden tavoiterakenne määritellään rahoitusmarkkinoiden tilanteen ja korkoennusteiden pohjalta talousarviossa edellä mainittujen vaihteluvälien rajoissa.

Vaihtuvakorkoisten lainojen korkosuojaukseen voidaan käyttää sellaisia suojausinstrumentteja, joilla koron maksimitaso on rajattu. Johdannaissopimuksia kaupunki voi käyttää lainasalkun korkoriskien suojaamiseen pääsääntöisesti vain rahoitusmarkkinoiden ennakoimattomissa muutostilanteissa. Johdannaisista käytetään ainoastaan yksinkertaisia perusjohdannaisia, kuten koronvaihtosopimuksia, korkokattoja tai korkoputkia. Johdannaissopimusten ja muiden korkosuojausinstrumenttien käyttö perustuu rahoituslaitosten kanssa solmittuihin valtuuston hyväksymiin yleissopimuksiin sekä vaihtoehtojen vertailuun.

Lisäksi voidaan tarvittaessa ottaa kuntatodistusohjelman kautta lyhytaikaista lainaa maksuvalmiuden varmistamiseksi. Samanaikaisesti tällaista lyhytaikaista alle vuoden pituista lainaa voi olla enintään viisi miljoonaa euroa.

Leasing-rahoitus

Pitkäaikaista leasing-rahoitusta voidaan käyttää investointien rahoittamiseen silloin kun sen käyttö rahoitusmuotona on perusteltua. Leasing-rahoituksen käytöstä päätetään investoinnin hankesuunnitelman yhteydessä.

Lyhytaikaista leasingrahoitusta voidaan käyttää laite- ja kalustehankinnoissa talousarviomäärärahojen ja voimassaolevien puitesopimusten määrittelemällä tavalla. Kaupunginhallitus voi tarvittaessa antaa leasingrahoituksen käytöstä tarkempia ohjeita.

Varainhankinnan riskien hallinta

Varainhankinnan merkittävimpiä riskejä ovat rahoituksen hintaan liittyvät riskit (hintariski tai korkoriski), markkinoiden ja lainsäädännön muutosten aiheuttamat rahan saatavuuteen liittyvät riskit (saatavuusriskit) ja erääntyvien lainojen uudelleen rahoittamiseen liittyvät riskit (jälleenrahoitusriski).

Riskejä kartoitetaan ja ennakoidaan osana rahoituspäätösten valmistelua. Varainhankinnan riskejä arvioidaan kaupungin riskikartoituksen ja -seurannan yhteydessä.

3. Sijoitustoiminnan perusteet

Sijoitustoiminnan yleiset periaatteet

Sijoitustoiminta jakautuu kaupungin toimialaan liittyvään sijoittamiseen (toimialasijoittaminen) ja kassavarojen sijoittamiseen. Lisäksi kaupungilla voi olla toimeksiantona sijoitettavia lahjoitusvaroja.

Sastamalan kaupunki ei tee sijoituksia kohteisiin, joiden toimintatavat ovat ristiriidassa kunnan tehtävien ja eettisesti hyväksyttävien toimintaperiaatteiden kanssa.

Sijoitustoiminnan rahoittaminen lainanotolla tulee kysymykseen vain toimialasijoittamisessa. Kassavarojen sijoittamiseen kaupunki ei ota lainaa.

Kaupunki ei toimi aktiivisena sijoittajana arvopaperimarkkinoilla. Myöskään johdannaisia ei käytetä sijoitustarkoituksessa.

Toimialasijoittaminen ja takausriskien hallinta

Toimialasijoittamisella tarkoitetaan sijoituksia, joilla edistetään kunnan tehtäviin (toimialaan) kuuluvia päämääriä kuten palvelutuotannon järjestämistä, asuntotuotannon tukemista, elinkeinorakenteen muutosta tai työllisyyden turvaamista kunnan tai seutukunnan alueella.

Sijoitusmuotoina voidaan käyttää antolainoja sekä pääomasijoituksia. Takaukset rinnastetaan riskiltään edellisiin, vaikka ne eivät ole varsinaisesti sijoitustoimintaa. Antolainoja ja takauksia Sastamalan kaupunki myöntää vain konserniyhtiöille määriteltyihin investointikohteisiin ja silloinkin tulee ottaa huomioon Kuntalain (410/2015) 129 pykälän määräykset ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 107 ja 108 artiklan mukaiset valtiontukisäännökset.

Toimialasijoittamista koskeva päätös edellyttää, että talousarviossa tai käyttösuunnitelmassa on käytettävissä tarkoitukseen määräraha. Toimialasijoitukset merkitään pysyvien erien tase-erään Sijoitukset.

Ennen yhtiöön tehtävää sijoituspäätöstä tulee tehdä riskikartoitus, jossa selvitetään ja arvioidaan muun muassa seuraavat tiedot

  • yhtiön liiketaloudelliset toimintaedellytykset
  • yhtiöön kuuluvien tai siihen tulevien sopimuskumppanien taloudelliset ja toiminnalliset taustat
  • sijoitustoiminnan kohteena olevan toimialan, yhteisön tai investointihankkeen riskit
  • kaupungin kokonaispanostus selvitetään yhtiön perustamisen ja osakkeen oston yhteydessä
  • muiden osakkaiden lisäpanostus yhtiön toiminnan laajentumiseen liittyvässä sijoittamisessa
  • kaupungin edun varmistus osakassopimuksella

Kaupunki ei osallistu sijoittajana kohteisiin, joissa toiminnan huonoa tulosta korjataan ainoastaan omistajan lisäsijoituksilla.

Pääomasijoituksen tuottotavoite määritellään sijoituspäätöksen yhteydessä. Myöntämälleen lainalle kaupunki edellyttää reaalisen vastavakuuden ja asettaa lainalle normaalin rahalaitosluototuksen mukaiset markkinaehtoiset lainaehdot. Takausten vastavakuudet ja takausprovisio määritellään takauspäätöksen yhteydessä. Ohjeellinen vastavakuuden määrä on 1,3 * lainan tai vakuuden pä-oma ja ohjeellinen vuosittaisen takausprovision määrä kohteesta riippuen 0,3–0,5 %.

Kassavarojen sijoittaminen

Kassavaroilla tarkoitetaan maksuliikennevaroja ja kassaylijäämää. Maksuliikennevaroja ovat rahalaitosten käyttötileillä olevat varat sekä käteisvarat. Kassaylijäämällä tarkoitetaan varoja, joita ei ole sidottu maksuliikenteen ylläpitoon.

Perusmaksuvalmiuden ylläpito edellyttää noin 15–20 päivän kassan riittävyyttä. Suurten investointien toteutus ja maksupostit kuitenkin edellyttävät tilapäisesti tätä suurempaa kassavarantoa.

Maksuvalmiustarpeen ylittävää kassaylijäämää käytetään ensisijaisesti velkamäärän vähentämiseen lyhentämällä olemassa olevia lainoja ennenaikaisesti tai rahoittamalla investointeja kassaylijäämällä lainarahoituksen sijasta.
Kassaylijäämää voidaan sijoittaa myös lyhytaikaisiin, enintään vuoden mittaisiin instrumentteihin, joissa hinta- ja luottoriskit ovat vähäiset. Sijoittamisen vähimmäisvaatimuksena on sijoituksen reaaliarvon säilyminen. Sijoitustoimintaa hoidetaan suunnitelmallisesti siten, että kaupungin maksuvalmius on turvattu ja sijoitustoimintaan liittyvät riskit on kartoitettu ja niiltä on ennakkoon suojauduttu. Sijoitusten tulee pääosin realisoitavissa kohtuullisessa ajassa maksuvalmiustilanteen muuttuessa.

Kassaylijäämän sijoitukset voidaan toteuttaa suorina korkosijoituksina tai rahastosijoituksina. Kysymykseen tulevat muun muassa määräaikaistalletukset, valtion velkasitoumukset, rahalaitosten sijoitustodistukset, kuntien ja rahoituslaitosten liikkeelle laskemat kuntatodistukset ja lyhyen koron rahasto-osuudet. Lyhytaikaisia varoja ei voi sijoittaa osakesidonnaisiin instrumentteihin.

Vuotta pidempiä sijoituksia voidaan tehdä omien rahastojen ja varausten pääomia vastaavasti. Pitkäaikaisten sijoitusten tavoitetuottona on vähintään kaupungin pitkäaikaisesta vieraasta pääomasta maksama keskikorko. Pitkäaikaisina sijoitusinstrumentteina voidaan käyttää muun muassa joukkovelkakirjalainoja, rahasto-osuuksia, määräaikaistalletuksia, kapitalisaatiosopimuksia ja sijoitusvakuutuksia. Osakesidonnaisista instrumenteista sallittuja ovat osakerahastot ja yhdistelmärahastot.

Kassavarojen sijoituskohteet ja -palvelut on kilpailutettava silloin, kun siihen käytännössä on mahdollisuus.

Toimeksiantojen varat

Toimeksiantojen varat ovat kaupungin hallussa tai hoidettavana olevia vieraita varoja, kuten lahjoitusrahastojen varoja. Toimeksiantojen varat voivat olla rahoitusarvopapereita, rahaa tai pankkisaamisia.

Toimeksiantojen varojen käyttö ja sijoitusperiaatteet määräytyvät ensisijaisesti lahjakirjan, testamentin tai rahastojen sääntöjen tai muun käyttötarkoituksen perusteella. Rahastojen säännöistä päättää kaupunginhallitus.

Yleisperiaatteena on, että lahjoitusrahastojen varat säilytetään alhaisella riskillä sijoitettuna tai rahaston omilla rahatileillä siten, että ne ovat käytettävissä rahaston säännön edellyttämällä tavalla. Lahjoitusrahastojen varoja voidaan sijoittaa hajautetusti kassaylijäämän tapaan lyhyt- tai pitkäaikaisiin sijoitusinstrumentteihin. Lahjoituksena saadut varat voivat käsittää myös suoria osakesijoituksia. Sijoituksista saatavat tuotot liitetään lahjoitusvarojen pääomaan.

Kaupungin maksuliikennetileillä oleville toimeksiantojen pääomille, muun muassa keräysvaroille, ei makseta korkoa.

Konsernitili

Kaupungilla on käytössään konsernitili, johon kaupunginhallituksen päätöksellä voidaan liittää tytäryhtiöiden yksikkötilejä. Kaupunginhallitus päättää myös yksikkötilien käytössä olevista limiiteistä.

Konsernitilin limiitti on tarkoitettu tilapäiseen enintään 3–6 kuukautta kestävään maksuvalmiuden turvaamiseen. Pidempiaikainen rahoitusjärjestelytarve tytäryhtiön tulee ratkaista normaaleilla laina- tai muilla rahoitusjärjestelyillä.

4. Asiantuntijapalveluiden käyttö

Erityisesti pitkäaikaisesti varoja sijoitettaessa ja johdannaissopimuksia ja muita korkosuojausmekanismeja käytettäessä voidaan käyttää ulkopuolisia asiantuntijapalveluita.

Pidempiaikaiset varainhoito- ja sijoituspalvelut kilpailutetaan.

5. Seuranta ja raportointi

Mahdollisista kassaylijäämän sijoituksista, lainoista ja maksuvalmiuden kehityksestä raportoidaan kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä.

Rahastojen varoista raportoidaan tilinpäätöksessä. Sijoituksista päätetään hallintosäännön mukaisesti ja päätökset saatetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle.

6. Voimaantulo

Varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan perusteet korvaa kaupunginvaltuuston 17.12.2012 pykälässä 85 hyväksymät sijoitus- ja rahoitustoiminnan periaatteet ja tulee voimaan 1.1.2020 alkaen kaupunginvaltuuston hyväksymisen 16.12.2019 § 70 jälkeen.

Näistä perusteista voidaan poiketa perustelluista erikseen kirjatuista syistä hallintosäännön määrittelemien toimivaltarajojen puitteissa.

Yhdistysten ja seurojen merkkipäivät

1.7.2020 alkaen

Muistamisen edellytykset

  • virallinen kutsu kaupungille tai kaupungin toimialalle
  • yhdistys järjestää virallisen merkkipäivätilaisuuden tai juhlan, jossa lahja luovutetaan

Muistamisen hoitaminen

  • se toimielin, jonka toimialaan yhdistystoiminta kuuluu, tai kutsun saanut taho
  • kaupungin konsernihallinto päättää oman edustajansa osallistumisesta

Merkkipäivien huomioiminen

Kaupunki huomioi merkkipäivät seuraavasti:

20 vuotta Onnitteluadressi ja 50 euroa
30 vuotta Onnitteluadressi ja 50 euroa
40 vuotta Onnitteluadressi ja 50 euroa
50 vuotta Onnitteluadressi ja 50 euroa
60 vuotta Onnitteluadressi ja 60 euroa
70 vuotta Onnitteluadressi ja 70 euroa
80 vuotta Onnitteluadressi ja 80 euroa
90 vuotta Onnitteluadressi ja 90 euroa
100 vuotta Onnitteluadressi ja 100 euroa
tämän jälkeen kymmenvuosittain vain silloin, kun juhlii Onnitteluadressi ja 100 euroa

Juhlivalle yhdistykselle luovutetaan lisäksi Sastamalan kaupungin pöytäviiri, mikäli yhdistys ei ole aikaisemmin sitä saanut.

Kaupunginjohtaja voi perustellusta syystä päättää poikkeuksesta erityistapauksessa.

Hankintaohje

Konserniohje

Omistajaohjauksen periaatteet

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje